הרצאות לכנסים: בוטיק מרצים מול סוכנות גדולה, למה זה משנה למזמין

שתי הצעות מחיר מגיעות לשולחן של מנהלת ההדרכה: אחת מסוכנות גדולה עם קטלוג של מאות שמות, ואחת מבוטיק מרצים קטן שמורכב משני אנשים בלבד. המחיר קרוב, התקציר דומה, ולכאורה אין הבדל של ממש. בפועל, ההבדל בין בוטיק מרצים לסוכנות גדולה משפיע על כל מה שקורה מהרגע שנחתם ההסכם ועד הרגע שהמרצה עולה על הבמה, ולעיתים גם על מה שקורה בשבוע שלפני האירוע, כשמשהו משתנה. VILCHIK GROUP, מותג ההרצאות הבינלאומי של צביה ומור וילצ'יק, הוא דוגמה למודל בוטיק: שתי מרצות, לא צוות מכירות שמנתב פניות בין עשרות שמות.

שתי דרכים להזמין מרצה: מה קורה בפועל מהפנייה הראשונה ועד הבמה

בסוכנות גדולה, הפנייה הראשונה נכנסת בדרך כלל לנציג מכירות או לרכזת תיאום שאינה המרצה עצמה. הרכזת מציגה כמה שמות מהקטלוג, לפעמים מרצים שהיא מעולם לא פגשה פנים אל פנים, ומתווכת בין הצדדים באימיילים ובשיחות טלפון. התהליך עובד, אבל יש בו שכבה נוספת של תיווך שמאריכה כל תיאום ומרחיקה את מזמין ההרצאה מהאדם שבאמת יעלה על הבמה.

במודל בוטיק, שיחת ההיכרות הראשונה, שנמשכת בדרך כלל כעשרים עד שלושים דקות, מתקיימת עם המרצה עצמה. כשמדובר בצביה ומור וילצ'יק, מי שמדברת עם מנהלת ההדרכה או עם מפיק הכנס היא אחת מהן, ולעיתים שתיהן, ולא נציגה שמעבירה מסרים. זה משנה את אופי השיח: השאלות על מטרת האירוע, הקהל והאתגרים הארגוניים מקבלות תשובה ישירה, בלי צורך ב'בדיקה ונחזור אליכם'.

מי עונה לטלפון בשבוע שלפני האירוע

השאלה האמיתית שמבדילה בין המודלים לא נשאלת בשיחת המכירה, אלא בשבוע שלפני האירוע, כשמתגלה שינוי: הכנס עבר יום, מספר המשתתפים הוכפל, או שההנהלה מבקשת להוסיף חלק אינטראקטיבי. בסוכנות גדולה עם עשרות אירועים באותו שבוע, הפנייה עוברת בין כמה אנשים לפני שהיא מגיעה למרצה בפועל, ולעיתים המרצה שומע על השינוי רק יום או יומיים לפני האירוע.

בבוטיק, אין שכבות ביניים. מזמין שפונה ישירות לצביה או למור מקבל תשובה מהאדם שיודע בדיוק מה אפשרי לשנות ומה לא, בלי תיאום מול גורם שלישי. זו לא רק נוחות תפעולית, זו גם אחריות: מי שדיברת איתו בשיחת ההיכרות הוא מי שעומד מול הקהל בפועל, ומי שמכיר את כל הפרטים הקטנים של האירוע.

קטלוג רחב מול שני קולות שמכירים אישית: מה זה אומר על ההתאמה

סוכנות גדולה מתחרה על היקף הקטלוג. יש בה יתרון אמיתי כשמזמין מחפש מרצה בתחום מאוד ספציפי וצר, או כשצריך למלא כמה סלוטים בכנס אחד עם נושאים שונים בתחומים שונים לחלוטין. אבל היקף גדול מגיע לרוב עם היכרות שטחית יותר של הסוכנות עם כל מרצה בקטלוג, ומידה מסוימת של השערה בהתאמה שבין המרצה לקהל.

במודל בוטיק ההיכרות עם התוכן היא עמוקה, כי היא נוגעת לשני אנשים בלבד. צביה ומור וילצ'יק מגיעות משני דורות, ניסיון עסקי בינלאומי ותפיסה משותפת אחת: החיים הם עניין של בחירה. ההרצאות שלהן עוסקות באומץ לפעול גם כשאין ודאות, באחריות אישית, במנהיגות וביוזמה, ומותאמות בכל פעם מחדש לאתגר הספציפי שמעסיק את הקהל, ולא נמסרות כתסריט קבוע שמשנים בו רק את שם הארגון.

התאמה לשפה, לתרבות ולסוג הארגון

מזמין הרצאה לקהל בינלאומי, חברת הייטק עם עובדים בכמה מדינות, קהילה יהודית בחוץ לארץ, או כנס מקצועי עם משתתפים מכמה תרבויות, צריך לדעת שההרצאה תדבר בשפה הנכונה, במובן המילולי והתרבותי. סוכנות גדולה נותנת בדרך כלל מענה כללי, כי היקף הפעילות שלה לא מאפשר להתאים כל הרצאה לכל תרבות בנפרד.

צביה ומור מרצות בישראל ובעולם, פרונטלית ובאופן מקוון, ומתאימות את השיחה לשפת האירוע, לתרבות הארגונית ולמטרות שלו, בין שמדובר בהנהלה ישראלית, בחברה בינלאומית או בקהילה יהודית בחוץ לארץ. ההתאמה לא מסתכמת בתרגום מילים; היא כוללת בחירת דוגמאות, קצב, טון ודגשים שמתאימים לקהל הספציפי שמולו הן עומדות.

גמישות בפורמט: הרצאה, סדנה, או שילוב ביניהם

בסוכנות גדולה, כל מרצה מוגדר לרוב עם פורמט קבוע: הרצאה של שעה, ותו לא. שינוי הפורמט מחייב תיאום מול הסוכנות ולעיתים חיפוש מרצה אחר. במודל בוטיק, הפורמט נבנה מול הצורך הספציפי של האירוע: הרצאת השראה לכל העובדים, סדנה מעשית בקבוצות קטנות למחלקת ניהול, או שילוב של שני הפורמטים באותו יום.

כך למשל ארגון שמתכנן יום השראה שנמשך כמה שעות יכול לשלב הרצאה משותפת של צביה ומור בפתיחה, ואחריה סדנה ממוקדת יותר עם קבוצה נבחרת של מנהלים. הגמישות הזו אפשרית כי מי שבונה את התוכן ומי שמעביר אותו הם אותם האנשים, בלי צורך לתאם בין שלושה גורמים שונים.

צ'קליסט: מה לבדוק לפני שבוחרים בין בוטיק לסוכנות

לפני חתימה על הזמנת מרצה לכנס, כדאי לברר כמה שאלות פשוטות שיחשפו את המודל האמיתי שעומד מולכם:

• מי בפועל עונה בשיחת ההיכרות: המרצה עצמה או נציג מכירות שמעביר הודעות
• כמה זמן לפני האירוע אפשר לעדכן שינויים בפורמט או בקהל, ומי מקבל את העדכון ישירות
• האם ניתן לשמוע דוגמה קונקרטית להתאמת התוכן לארגון או לקהל דומה, לא רק תיאור כללי
• האם המרצה מתאימה את ההרצאה לשפה, לתרבות ולסוג הארגון, או מציעה תוכן אחיד לכל קהל
• מי אחראי אישית אם מתעורר צורך בשינוי דחוף בשבוע שלפני האירוע

מה ההבדל אומר בסוף על התוצאה באירוע

אין תשובה אחת שנכונה לכל מזמין. כנס גדול עם עשרות מושבים מקבילים בנושאים מגוונים לגמרי עשוי להזדקק ליתרון ההיקף של סוכנות גדולה. אבל כשמדובר בהרצאה מרכזית שצריכה לגעת בקהל, להישאר איתו אחרי האירוע ולהוביל אותו לפעולה, קרבה, היכרות ואחריות אישית של המרצה הם לרוב מה שמכריע.

צביה ומור וילצ'יק בונות כל הרצאה כשיחה שנוגעת באנשים, גורמת להם להסתכל אחרת על הבחירות שלהם, ולא כתסריט מוטיבציוני נשכח. מנהלות משאבי אנוש, מפיקי כנסים וועדי עובדים שמחפשים הרצאה שמדברת בגובה העיניים, מותאמת לארגון ולתרבותו ומגיעה משני דורות של ניסיון עסקי וחיים אמיתי, מוזמנים ליצור קשר ולתאם שיחת היכרות או לקבל הצעה מותאמת לארגון, לכנס או לקהילה שלהם.